There is no glory in prevention

Prof. Dr. med. Christian Drosten, Direktor des Instituts für Virologie, Charité Universitätsmedizin, Berlin, zitierte in einem Coronavirus-Update, in Form eines NDR INFO Podcasts, die oben stehende alte Weisheit.

Was hat mich besonders beeindruckt:

  1. zunächst können wir als Controller vielleicht von Prof. Drosten in Bezug auf seine Motivation und Präsentation im Podcast lernen, insbesondere im Zusammenhang mit der Berichterstattung zu „brisanten“ Sachverhalten. Laut dem Podcast „Behind the scenes“ ist nach NRD-Mitarbeitern Prof. Drostens Motivation „Aufklärung“. Controller könnten das als ggfs. als „empfängerorientierte Transparenz“ bezeichnen. Denn nur wer als Entscheider oder Betroffener die Fakten verstanden hat, kann Entscheidungen in unsicheren Situationen mit etwas geringerer Unsicherheit treffen bzw. als Betroffener diese Entscheidungen besser verstehen. In seiner Präsentationsweise ist Prof. Drosten ruhig und sachlich, bleibt im Kompetenzbereich seines Wissens, weist auch auf Bereiche hin, zu denen er keine Aussage treffen kann und falls er dieses in seltenen Fällen doch einmal macht, bezieht er sich auf den gesunden Menschenverstand oder das „Bauchgefühl“. Aus meiner Sicht ein Vorbild in der Art und Weise der Präsentation, auch für Controller.
  2. Nach dem Controller-Leitbild der International Group of Controlling (IGC): „ Controller sorgen für die bewusste Beschäftigung mit der Zukunft und sorgen dadurch, Chancen wahrzunehmen und mit Risiken umzugehen“. Entsprechend der oben zitierten „Weisheit“ resultiert aus der Risikovermeidung oder -minderung für Controller (und andere Beteiligte) kein Ruhm. Vielleicht kann es aber, z.B. zur Selbstmotivation, sinnvoll sein, sich fallweise die verhinderten oder geringer eingetretenen Risiken zu notieren und zu bewerten.

Jetzt noch ein paar Gedanken von mir zu Krisen in vernetzen System:

  1. Krisen gibt es immer einmal wieder. So wurde 2006 aus Anlass der Vogelgrippe an dieser Stelle ein Beitrag „Vogelgrippe und Planung“ veröffentlicht. Im Moment fallen mir (als Controller) insbesondere die Abhängigkeiten und Probleme aus den Lieferketten auf, die sich insbesondere in mangelnder Verfügbarkeit von Schutzmasken, Medikamenten, Beatmungsgeräten etc. zeigen. Die Vernetzung und Taktung der Logistikketten nicht immer mehr zu. An dieser Stelle möchte ich in diesem Zusammenhang daher gerne Prof. Dr. Vester in Erinnerung bringen, dessen Publikationen ich in den 80er Jahren bewundert und „verschlungen“ habe, insbesondere die zum vernetzten Denken. Er war u.a. ein deutscher Biochemiker und. Systemforscher, auch einmal Gastredner auf dem Controller-Congress. Ich kann mich noch an eine seiner Aussagen besonders gut erinnern, dass stabile Systeme aus Sicht eines Systemforschers zur Aufrechterhaltung ihrer Stabilität immer puffernde Elemente benötigen. Möglicherweise müssen wir in vielen Aspekten noch einmal genau hinschauen, ob nicht auch kostenmäßige „Sub-Optima“ in Einzelbereichen, z.B. höhere Vorratsbestände bei Medikamenten oder mehr Eigenfertigung in Deutschland oder Europa, für das Ganze (im Krisenfall) eine bessere Lösung ergeben können.
  2. Bill Gates hat auf eine Pandemie-Gefahr in einem TED-Vortrag bereits 2015 hingewiesen. An dieser Stelle (wurde in Folge der Finanzkrise) 2010 auf die Studie „Global Risks 2007“ des World Economic Forums hingewiesen. In ihr wurde die Eintrittswahrscheinlichkeit einer globalen Krankheit auf 5-10% beziffert und mit einem weltwirtschaftlichen Schaden von 50 – 250 Milliarden US Dollars bewertet. Analysen, Szenarien und Experten zu drohenden Krisen gibt es wahrscheinlich zahlreich. Schweinegrippe, SARS, MERS, Zika und Ebola erzeugten in den letzten Jahren im medizinischen Bereich in Deutschland bereits Warnungen. Der Unterschied von COVID-19 zu diesen anderen Erregern: es hat es (leider!) bis zu uns geschafft, insbesondere durch reisende Menschen (beruflich oder privat). Immer wieder treffen uns Krisen mehr oder weniger vorbereitet, obwohl es im Nachhinein Vielen klar war, dass eine Krise bevorstand: dot.com-Blase, Finanzkrise, Immobilienkrise in den USA, Pandemie, … Hier sind wahrscheinlich Wissenschaftler (auch Psychologen und Soziologen) und Politiker gefragt, wie wir auf allen Ebenen (lokal, regional, national, global), möglichst im Konsens, „Vorsteuergrößen und ggfs. „Gegensteuerungsmaßnahmen“, z.B. „Puffer“, festlegen.
  3. Ein Zitat hat mir in den letzten Tagen besonders gut gefallen, das ich an Sie hier weitergeben möchte und auch für die Idee der „Puffer“ auf vielen Ebenen spricht: „Erst wenn die Ebbe kommt, sieht man, wer nackt schwimmt“; Warren Buffett. Deshalb halten Sie auch im privaten Bereich immer eine Ebbe für möglich, bilden entsprechende Puffer (z.B. den früher berühmten „Notgroschen)“, auch die nächste Krise wird (leider) wieder kommen und kommen Sie gut durch diese Zeit! Ein Rest-Risiko wird immer bleiben und das müssen wir gegebenenfalls tragen und bei Eintritt bearbeiten.

Haufe-Seminar: Planung, Budgetierung und Forecast – Aktuelle Methoden, Instrumente und Konzepte

Am 5./6.2.2018 führe ich als Referent der Haufe-Akademie das oben genannte Seminar in Berlin durch, u.a. mit folgenden Themenbereichen: Planungsprozesse, Anforderung an die Budgetierung, Integration von Teilplänen, aktuelle Planungskonzepte, IT-Unterstützung der Budgetierung u. Vorgehensweisen bei der Prozessoptimierung.

Wenn Sie oder eine(r) Ihrer Kollegen/-innen Interesse an dieser Veranstaltung haben, können Sie nähere Information über diesen Link erhalten: https://www.haufe-akademie.de/22.17. Nach heutigem Buchungsstand (22.1.18) sind noch 4 Plätze frei. Ich freue mich schon sehr auf diese Veranstaltung und bin voll motiviert. Mit herzlichem Gruß! Manfred Grotheer

Fachbuchveröffentlichung: Strategien erfolgreich entwickeln und umsetzen


Gerne möchte ich Sie heute über eine Buchveröffentlichung des Haufe-Verlages informieren: „Strategien erfolgreich entwickeln und umsetzen“ von Prof. Dr. Andreas Klein (Herausgeber) und Dr. Markus Kottbauer (Herausgeber). Die Herausgeber verfügen über umfangreiche Erfahrungen in der Entwicklung und Umsetzung von Strategien. In diesem Buch haben die Herausgeber sowohl langjährig etablierte und wie auch neuere Ansätze aus der Sicht von Managern, Beratern und aufsaetzeControllern zusammengeführt. Eine absolut empfehlenswerte Lektüre für alle, die sich über die aktuelle Praxis der Strategieentwicklung und -umsetzung informieren möchten. Es freut mich, in diesem Buch mit zwei Aufsätzen zum Thema Organisation und Moderation von Strategieklausuren vertreten zu sein.

Gibt es die Berufsbezeichnung „Controller“?

Diese Frage stand Anfang der 90er Jahre im Zentrum zahlreicher Diskussionen, da es in der IHK-Rolle der Ausbildungsberufe bis zu jenem Zeitpunkt den Beruf “Controller” nicht gab. Insbesondere der ICV kümmerte sich intensiv um die Anerkennung des Controllers als Beruf.

Die Bundesagentur für Arbeit definiert den Controller-Beruf inzwischen wie folgt:

Die Tätigkeit im Überblick

Controller/innen entwickeln und pflegen Unterstützungs- und Analysesysteme zur Planung, Steuerung und Kontrolle des betrieblichen Leistungsprozesses in Unternehmen. Sie sorgen für Transparenz in den Geschäftsabläufen und tragen somit zu einer höheren Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bei.

Sie arbeiten in Unternehmen unterschiedlicher Wirtschaftsbereiche, d.h. in Firmen aus Industrie und Handel, in großen Handwerksbetrieben oder im Dienstleistungsbereich

Besonders interessant ist die Passage

Die Ausbildung im Überblick    

Controller/in ist eine bundesweit geregelte berufliche Weiterbildung nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG).

Vorbereitungslehrgänge auf die Weiterbildungsprüfung werden in der Regel in Teilzeit angeboten und dauern 7 Monate bis 2 Jahre, bei Vollzeit 2 bis 6 Monate. Für die Zulassung zur Prüfung ist die Teilnahme an einem Lehrgang nicht verpflichtend.

Daneben gibt es die Möglichkeit, den Abschluss im Rahmen einer durch die Handwerkskammern geregelten Weiterbildung zu erwerben.

Nach dieser gesetzlichen Berufsdefinition dürfte sich nur derjenige/diejenige geprüfter Controller(in) nennen, der an der Prüfung zum anerkannten Abschluss “Geprüfter Controller/Geprüfte Controllerin” teilgenommen hat.

Für alle anderen Controller bleibt noch der “Trost” einer zweiten Berufsdefinition, die eine interne Arbeitsgruppe der deutschen Bundesagentur für Arbeit zur Vorbereitung einer neuen Klassifikation der Berufe am 20.5.2010 veröffentlicht hat. Danach ist ein “Beruf” ein Bündel von Tätigkeiten, die fachspezifische Kenntnisse und Fertigkeiten erfordern. Nach dieser Definition dürfte jeder Controller als Berufsbezeichnungen “Controller” (ohne das Adjektiv “geprüft”) angegeben, da für die Controller-Tätigkeit ein Bündel von Tätigkeiten definiert sind, die fachspezifische Kenntnisse und Fertigkeiten erfordern.

Quellen:

Bundesagentur für Arbeit: Informationen zum Beruf “Controller” (Kurzfassung)

Bundesagentur für Arbeit: Informationen zum Beruf “Controller” (Langfassung in PDF-Form)

Bundesministerium der Justiz: Verordnung über die Prüfung zum anerkannten Abschluss Geprüfter Controller/Geprüfte Controllerin

 
 

  

Das gesprächsbegleitende Protokoll

in einem firmeninternen Controlling-Workshop mit den drei Geschäftsführern eines Unternehmens ging es darum, neue Anforderungen an das Controlling-System des Unternehmens zu formulieren. Nach einem Impulsreferat zu den gewünschten Themen gab es jeweils eine Diskussion zur Konkretisierung des jeweiligen Themas auf die Situation des Unternehmens. Im Anschluss an die jeweilige Diskussion sollten Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Controllingsystems formuliert werden.

 

Nach dem ersten Impulsvortrag wurde die Frage formuliert, wer das gesprächsbegleitende Maßnahmenstichwortprotokoll führen solle. Sollte es der Moderator, der kaufmännische Leiter (für die Controllerfunktion zuständig) oder einer der beiden anderen Geschäftsführer führen. Nach einer kurzen Stille im Raum äußerte der Sprecher der Geschäftsführung, auch für den Vertrieb zuständig, den Wunsch, das Protokoll führen zu dürfen. Das würde er immer so machen in den Gesprächsrunden mit seinen Mitarbeitern.

 

Er startete auf seinem Notebook Mindmap-Programm, schloss den Beamer an sein Notebook an und protokollierte in Stichworten per Mindmap-Äste die beschlossenen Maßnahmen mit Zuständigkeiten und Terminen, für alle einsehbar.

 

Es war beeindruckend, wie ziel- und maßnahmenorientiert dieser Workshop verlief. Es zeigte sich wieder, wie wichtig in einem Meeting die Protokollfunktion ist. Durch das gesprächsbegleitende Protokoll, das in Stichworten simultan zur Diskussion geführt wird und nicht im Nachhinein als Zusammenfassung, kommt der Protokollant durch das protokollierende Begleiten sehr leicht zum Leiten; zum Beispiel durch die Frage: “Was darf ich jetzt festhalten?” Auch werden Diskussionen durch das Protokoll konkret und verbindlich.

 

Eigentlich hätte der Controller in diesem Meeting die Protokollfunktion übernehmen sollen, doch war er erst wenige Wochen im Unternehmen. Außerdem sollte das neue Controlling-Konzept vom Sprecher der Geschäftsführung, die diesen Themen bislang eher reserviert gegenüber stand, mitgetragen werden. Das geschieht leichter, wenn das Konzept “seine Handschrift” trägt, zum Beispiel, indem er selber das Protokoll führt, was in diesem Fall gelungen war.

„Controlling-Denke“ und Burnout?

In der letzten Woche nahm der Verwaltungsleiter einer Burnout-Klinik, ausgebildeter Dipl. Pädagoge, an einem Controlling-Seminar für Führungskräfte teil. Bereits mit seinem “Who-is-who-Beitrag” stimmte er in diesem kleinen Führungskräfteseminar mit 6 Teilnehmern die anderen Anwesenden etwas nachdenklich. Seine Klinik sei auf die Teilnehmer des Arbeitsmarktes spezialisiert, die auf die gestiegenen Anforderungen des Arbeitsmarktes mit Krankheit reagieren und in keiner Arbeitsmarktstatistik genau erfasst würden.

Zu einem Controlling-System gehört immer auch das Vereinbaren von Zielen. Diese sollen nach der “reinen Lehre” herausfordernd und gerade eben (mit Mühe) erreichbar sein. Ebenso sollen sie unter Benchmarking-Gesichtspunkten unter Berücksichtigung von Mitbewerberdaten abgeleitet werden: möglichst “best in class”. Früher wurden diese Ziele auch überwiegend noch “top down” und “bottom up” vereinbart, d.h. der Ausführende konnte an der Zielvereinbarung mitwirken. Heute haben Ziele häufig nur noch den Charakter einer Top-Down-Vorgabe. Und wenn etwas auf Dauer immer nur mit Mühe erreichbar ist und kein entsprechender Ausgleich in der Freizeit mehr besteht, kann dann nicht fast jeder “ausbrennen”? Dieser Aspekt wurde von den anwesenden Führungskräften als größter Stressfaktor in nachdenklichen Pausengesprächen genannt: Nicht-erreichbare Top-Down-Zielvorgaben. Derjenige, der dann diese Ziele nicht erreicht wird “ausgewechselt” und ein Nachfolger steht schon bereit, diese “Herkulesaufgabe” zu übernehmen, bis auch dieser wieder ausgewechselt wird. Ein dauernder Kreislauf, teilweise unterbrochen durch Reorganisationen. So identifizieren sich Mitarbeiter zunehmend mit ihrer Arbeit, aber nicht mehr mit ihrem Arbeitgeber.

Klar, diese Art die Ermittlung von Zielvorgaben resultiert aus den Gesetzen der Marktwirtschaft, oft ein “Survival of the Fittest”. Doch, so die Meinung des Leiters des Verwaltungsleiters der psychosomatischen Klinik, sind auch “Burnout-Kranke” Kosten, die der Volkswirtschaft aus dem Wirtschaftsprozess entstehen und durch Sozialabgaben gedeckt werden müssen und damit wieder die internationale Wettbewerbsposition verschlechtern. Auch dürfte man den Wohlstand einer Volkswirtschaft (und eines Unternehmens?) nicht nur am Brutto-Sozialprodukt bzw. Gewinn messen.

Wollen und können Unternehmen, insbesondere Aktiengesellschaften mit ihren “anonymen” Aktionären, freiwillig zum Wohlstand einer “übergeordneten” Ebene beitragen, außer durch Abgaben- und Lohnzahlung, was durchaus schon ein wesentlicher Beitrag ist? Vielleicht müssen wir uns als Controller aufgrund gesellschaftlicher Entwicklungen zunehmend Gedanken machen, wie auch nachhaltige Wohlstandskennziffern aus der Volkswirtschaft in die Unternehmens-Balanced Scorecard übertragen werden können. Auch sind entsprechende Wohlstands-/bzw. Wohlfühlgrößen in unsere persönliche BSC übernehmen. Sustainability und “Green Controlling” weisen in die richtige Richtung.

Ergänzende Informationen finden Sie u.a. unter:

http://www.nytimes.com/2010/05/16/magazine/16GDP-t.html?_r=1&scp=2&sq=gdp&st=cse

http://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/messung-des-wohlstands-nicolas-im-glueck-1.32640

http://www.wiwo.de/politik-weltwirtschaft/den-wohlstand-richtig-messen-411106/

 

 

 

Häufig fehlende integrierte bwl. IT-Lösungen im Controlling von KMUs

Es ist immer wieder überraschend zu sehen, wie in kleineren und mittleren Unternehmen noch immer in den Rechnungswesensystemen Insellösungen vorliegen bzw. ganze Bestandteile (z. B: die Kostenträgerstückrechnung bzw. Projektabrechnung) in Excel erfolgen.

Häufig wird auch die Finanzbuchhaltungssoftware grenzwertig ausgelastet, indem in ihr durch entsprechende Nummernkreise ebenfalls die Kostenstellenrechnung, die innerbetriebliche Leistungsverrechnung sowie die Auftragsabrechnung und die Kostenträgerzeitrechnung durchgeführt werden.

Aus meiner Sicht sind insbesondere zwei Aspekte verbesserungswürdig: einerseits sollten die in diesen Unternehmensgrößen häufig als betriebswirtschaftliche Ratgeber agierenden Steuerberater noch mehr “ganzheitlich” die Planungs- und Vorschauaspekte in den von Ihnen betreuten Firmen berücksichtigen und systemseitig abbilden können. Andererseits braucht es für Unternehmen in diesen Größenklassen, die bereits durchaus komplexe Sachverhalte in ihren Rechnungswesensystemen abzubilden haben, kostengünstige integrierte Softwarelösungen, die evtl. auch vom begleitenden Steuerberater betreut werden können. Eine Übersicht über in Deutschland bislang nur wenig bekannte Open-Source-ERP-Systeme finden Sie auf der Seite http://www.heise.de/open/artikel/Quelloffene-Kuer-Open-Source-ERP-Systeme-im-Vergleich-763963.html

Budget als Commitment

Gerade ist wieder die “heiße” Phase der Budgetierung. Im englischen Sprachraum wird im Zusammenhang mit dem Budget teilweise auch von einem Commitment gesprochen. Hiermit ist gemeint, dass das erarbeitete Budget einen gewissen Verbindlichkeitscharakter hat.

Das Wort Commitment stammt von zwei lateinischen Begriffen ab: Vom Präfix “Con”, was “mit” bedeutet, und “mittere” in der Bedeutung “senden, schicken”.

Wörtlich übersetzt könnte es also so lauten, wenn man das “Senden, Schicken” auch als das “Starten” oder “Durchführung” einer Aktion interpretiert: “mitbeginnen (wollen)” oder “mitausführen (wollen)”. Der Budgetierende will dieses Budget mit den enthaltenen Maßnahmen mit seinem Unternehmen ausführen und das Unternehmen ebenso mit dem Budgetierenden.

Im Budget steckt somit auch eine Willenserklärung, insbesondere durch das Präfix “com” (=mit) des Budgetierenden und des Unternehmens und daraus resultierend eine Verpflichtung.

Wird diese Verpflichtung von beiden Seiten eingehalten, kann man dann vielleicht das “Commitment” in einer weiteren Bedeutung gemessen werden: als Ausmaß der Identifikation einer Person gegenüber einer Organisation.

 

 

Weiterbildung für das nächste Jahr budgetiert

In der letzten Woche berichtet ein Controller freudestrahlend, dass sein Seminarwunsch im Budget für das nächste Jahr berücksichtigt wurde und er sich jetzt für ein Seminar anmelden möchte. Haben Sie, vielleicht im Sinn einer Maßnahme zur Erreichung Ihrer persönlichen BSC-Ziele auch schon eine Entwicklungsmaßnahme für sich selber im Budget vorgesehen? Ist die Maßnahme nicht budgetiert, ist sie im nächsten Jahr auch nur schwer durchzusetzen. In diesem Sinn, denken Sie jetzt schon an Ihre beruflichen Ziele im nächsten Jahr und nicht erst am Sylvester Abend.

Forderungsabbau statt Kredit in einem KMU-Unternehmen

Ein neu in ein Unternehmen gekommener Controller berichtete, dass dieses Unternehmen zum Zeitpunkt seines “Einstiegs” gerade Plan-Bilanzen für Banken erstellten, um einen 10 Millionen-Euro-Kredit zur Auszahlung eines Gesellschafters zu erhalten. Der Controller, Working-Capital-orientiert, stellte die Frage, wieviel Kapital denn in den Forderungen und Lagerbeständen gebunden sei. Die Buchhalterin berichtete, dass bereits der Betrag der überfälligen 10 Millionen € betrug. Wenn diese Forderungen alle einbringbar sind, dürften sich die Aufnahme des Kredites und die entsprechenden Zinszahlungen erübrigen. Die Einstellung dieses neuen Controllers, bislang hatte das Unternehmen keinen Controller, wird sich für das Unternehmen schnell lohnen.