Weiterbildung für das nächste Jahr budgetiert

In der letzten Woche berichtet ein Controller freudestrahlend, dass sein Seminarwunsch im Budget für das nächste Jahr berücksichtigt wurde und er sich jetzt für ein Seminar anmelden möchte. Haben Sie, vielleicht im Sinn einer Maßnahme zur Erreichung Ihrer persönlichen BSC-Ziele auch schon eine Entwicklungsmaßnahme für sich selber im Budget vorgesehen? Ist die Maßnahme nicht budgetiert, ist sie im nächsten Jahr auch nur schwer durchzusetzen. In diesem Sinn, denken Sie jetzt schon an Ihre beruflichen Ziele im nächsten Jahr und nicht erst am Sylvester Abend.

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Forderungsabbau statt Kredit in einem KMU-Unternehmen

Ein neu in ein Unternehmen gekommener Controller berichtete, dass dieses Unternehmen zum Zeitpunkt seines “Einstiegs” gerade Plan-Bilanzen für Banken erstellten, um einen 10 Millionen-Euro-Kredit zur Auszahlung eines Gesellschafters zu erhalten. Der Controller, Working-Capital-orientiert, stellte die Frage, wieviel Kapital denn in den Forderungen und Lagerbeständen gebunden sei. Die Buchhalterin berichtete, dass bereits der Betrag der überfälligen 10 Millionen € betrug. Wenn diese Forderungen alle einbringbar sind, dürften sich die Aufnahme des Kredites und die entsprechenden Zinszahlungen erübrigen. Die Einstellung dieses neuen Controllers, bislang hatte das Unternehmen keinen Controller, wird sich für das Unternehmen schnell lohnen.

Sommerlektüre zum lässigen Scheitern

Heute erhalten Sie einmal eine Literaturempfehlung anderer Art, die sich gerade für heitere Sommertage eignet. Auch für Tage nach der Krise, denn eine Hauptfeststellung des Controller-Congresses im Mai war: “Nach der Krise ist vor der Krise!”.

Als Controller sind Pläne und Ziele unser “tägliches Brot”, im Unternehmen und häufig auch privat. Was aber, wenn diese Ziele nicht erreicht werden, wovon man in zunehmend volatileren Zeiten zunehmend ausgehen kann? Einerseits können Planungssysteme flexibler gestaltet werden, z.B. Better Budgeting. Andererseits kann auch die Einstellung gegenüber Fehlern (=Abweichungen) verändert werden, hin zu mehr Fehlertoleranz (=Abweichungstoleranz), da wir alle keine Hellseher sind. Mit dieser eher personenbezogenen Ebene beschäftigt sich Ute Lauterbach in ihrem Titel: “Lässig scheitern: Das Erfolgsprogramm für Lebenskünstler”, das ich las, weil mich die Handhabung von Abweichungen im Controlling-Prozess schon seit längerer Zeit interessieren. Der Inhalt lässt sich vielleicht in einem Satz zusammenfassen: “Wer fehlerfroh ans Werk geht, lebt zufriedener -Wahre Lebenskünstler können lässig scheitern!”

Vielleicht kann man sogar so weit gehen, dass das Wichtigste der Planung die Abweichungen sind, damit man ohne Sündenböcke aus ihnen lernen kann und als “andere Gelegenheit” interpretieren kann. Abweichungen sind Steuerungssignale und keine Schuldbeweise.

Ich habe das Buch mit viel Schmunzeln gelesen, da es mir in humorvoller Weise, wie ein Hofnarr, die Grenzen von Plänen und Zielen gezeigt hat. Quintessenz: “Man soll nicht aufhören, Ziele zu bilden und Maßnahmen vernünftig zu planen. Aber: Planung darf nicht zum Selbstzweck werden und Abweichungen sind willkommen zu heißen, denn so kann man als Unternehmen und als Controller besonders gut seine Flexibilität trainieren und erhalten, um sich an (Markt-) Veränderungen anzupassen.

Urlaub als Projektcontrolling-Gleichnis

Wahrscheinlich sind die meisten von Ihnen jetzt entweder im Planungsprozess oder, wenn Sie schulpflichtige Kinder haben, in den Ferien.

Ferien können als Projekt betrachtet werden, für das ein Projektcontrolling durchgeführt werden kann. Die Familie ist das Projektteam, es gibt es Zeit- und Kostenbudget und ein Ziel: möglichst hohe Zufriedenheit für das Projektteam als Ganzes.

Bei einem 14-Tage-Urlaub sollte spätestens am 4. Tag ein Milestone-Meeting mit einem Projekt-Soll-Ist-Vergleich stattfinden. Im Rahmen der controllerischen Transparenzfunktion könnte dieser auch grafisch gestaltet sein. Auf einer X-Achse werden die Urlaubstage abgetragen. Am rechten Ende der X-Achse, in diesem Beispiel am 14. Tag, wird eine Y-Achse angefügt. Am oberen Teil der Y-Achse werden Prozentzahlen für die Urlaubszufriedenheit abgetragen – oberster Wert normalerweise 100 Prozent. Am unteren “Ast” der Y-Achse wird das geplante Kostenbudget für das Projekt abgetragen. Unterster Wert ist der geplante Gesamtbetrag.

Jetzt werden auf Höhe des X-Wertes “4. Tag” (x=4) unterhalb der X-Achse einerseits die Kosten maßstabsgerecht mit einem Punkt und Höhe des Betrages eingetragen. Wahrscheinlich dürfte hier, wenn die Reise schon vorab bezahlt wurde, ein Wert in Höhe von ca. 75 Prozent des geplanten Gesamtbetrages stehen.

Nun tragen die einzelnen Familienmitglieder oberhalb der X-Achse am 4. Tag ihren individuellen Zufriedenheitswert, ebenfalls maßstabsgerecht, ein. In meiner Familie lag dieser Wert beispielsweise bei 3 Familienmitgliedern bereits zwischen 70-80 Prozent, während ein Familienmitglied seine Zufriedenheit mit 30 Prozent angab.

Diese Einschätzungen der Zufriedenheit sind sehr subjektiv. Warum-Fragen führen hier nur zu Rechtfertigungs- und Verteidigungsritualen. Die bessere Frage wäre zukunftsorientiert und würde lauten: “Was müssen wir tun, damit jedes einzelne Familienmitglied am Urlaubsende das Projektziel von 100 Prozent Zufriedenheit erreicht?” Es ist ein Maßnahmen-Brainwriting mit Diskussionsverbot durchzuführen. Die Vorschläge müssen anschließend diskutiert werden und Maßnahmen müssen beschlossen und terminiert werden. Evtl. ist die Hausbank anzurufen, um die Grenze für den Dispositionskredit etwas höher zu setzen, da die zusätzlichen Maßnahmen die Plan-Kosten überschreiten werden.

Spätestens am 8. Urlaubstag ist der nächste Soll-Ist-Vergleich im Team durchzuführen in gleicher Form durchzuführen.

Schöne Urlaubstage!

Alles unter Kontrolle

Untertitel: “Möglichst sanft durch die Krise: Controller verstehen sich als ökonomische Lotsen, nicht als Bremser”

So lauten die Überschriftszeilen der Titelstory in der Rubrik “Beruf und Karriere” der SZ am 17./18. Juli 2010.

Eine sympathische Beschreibung des Arbeitsfeldes des Controllers auf ca. einer halben Druckseite. Vielleicht finden Sie noch eine Ausgabe am Kiosk oder der Tankstelle und machen sich ein paar Kopien von diesem Artikel, evtl. auch um etwas zusätliche PR-Arbeit für die Arbeit des Controllers und des ICV zu leisten.

Ergänzungen zum BIP gesucht

Auf dem letzten Controller-Congress wurden die Initiativen aus der Ideenwerkstatt des ICV unter dem Stichwort “Green Controlling” dargestellt. Auch die Volkswirte suchen nach einer neuen Kennzahl für das Brutto-Inlands-Produkt. Diese Kennzahl war schon lange in der Diskussion, z. B. weil z. B. jeder Umweltschaden das BIP erhöht und somit volkswirtschaftlich nach dieser Kennzahl positiv zu betrachten wäre. Wie der Stand der Suche ist, zeigt eine Studie des Wuppertal Institut für Klima, Umwelt, Energie GmbH in englischer Sprache. Als sinnvollsten Weg macht die Studie aus, zusätzlich zum BIP ökologische und soziale Indikatoren einzuführen, die helfen, Informationen zusammenzuführen und sie zusätzlich in Beziehung zu den BIP-Zahlen zu setzen. Die Studie fordert die Einführung eines umfassenden und transparenten Systems von Indikatoren, um wirtschaftliche Entscheidungen im Einklang mit nachhaltiger Entwicklung zu fördern. Vielleicht können Sie als Controller aus dieser Studie Transfer-Möglichkeiten für ihr Unternehmen gewinnen, die zusätzlich in eine BSC aufzunehmen wären. Diese Studie steht kostenlos unter http://www.wupperinst.org/publikationen/entnd/index.html?beitrag_id=1313 zum Download bereit.

Controlling at home

In der letzten Woche erhielt meine jüngste Tochter ihr Abitur. Für mich unerwartet wusste sie, entgegen anderer Bekundungen ihrerseits, zur Abiturverleihung plötzlich nicht, was sie nach dem Abitur machen wollte – wie übrigens 50 Prozent ihrer Mitabiturienten auch, und überraschte mich mit dem Vorschlag – ein Jahr zu pausieren. Ein Problem unserer Gesellschaft? Keine eindeutigen Perspektiven für die Jugend? Da ich als Vater Controller war, und vielleicht an dieser Stelle schon viel zu spät informiert gewesen bin, schlug ich ihr vor, einen Business Case für das nächste Jahr zu erstellen. “Bitte schreibe auf 4 DIN A4-Seiten zusammen, welche Maßnahmen (Praktika etc.) Du Dir für das nächste Jahr vornimmst, auf der Zeitliste abgestimmt, um nach einem Jahr genauer zu wissen, was Du willst. X Prozent Deiner Lebenshaltungskosten im nächsten Jahr sind dabei durch Dich selber zu finanzieren.”

Bereits nach wenigen Stunden kam meine Tochter ernüchtert zu mir und teilte mir mit, dass es für Berufswunsch A nur 5 Ausbildungsplätze in der Provinz gab, dass für Berufswunsch B zunächst die Ausbildung per Kredit in Höhe von 50.000 € durch den Auszubildenden vorfinanziert werden müsste, etc. Es blieben schließlich nur 3 Maßnahmen übrig.

Was ist u.a. die Quintessenz für Controller aus diesem Beispiel? Der Sinn der schriftlichen Planung! Durch schriftliches Planen denkt man es zu Ende, netzplanartig. Außerdem wird es verbindlich, man legt sich fest. Schließlich sieht es auch der Planende selber besser ein. Und weiterhin ist es auch besser gegenüber Dritten kommunizierbar.

Damit Wünsche oder Ideen realistischer, d.h. machbarer, werden, hilft die schriftliche Planung. “Im Kopf” und mündlich lässt sich schnell perfekt planen, jedoch bleiben diese Pläne häufig unerfüllte Wünsche.