Das gesprächsbegleitende Protokoll

in einem firmeninternen Controlling-Workshop mit den drei Geschäftsführern eines Unternehmens ging es darum, neue Anforderungen an das Controlling-System des Unternehmens zu formulieren. Nach einem Impulsreferat zu den gewünschten Themen gab es jeweils eine Diskussion zur Konkretisierung des jeweiligen Themas auf die Situation des Unternehmens. Im Anschluss an die jeweilige Diskussion sollten Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Controllingsystems formuliert werden.

 

Nach dem ersten Impulsvortrag wurde die Frage formuliert, wer das gesprächsbegleitende Maßnahmenstichwortprotokoll führen solle. Sollte es der Moderator, der kaufmännische Leiter (für die Controllerfunktion zuständig) oder einer der beiden anderen Geschäftsführer führen. Nach einer kurzen Stille im Raum äußerte der Sprecher der Geschäftsführung, auch für den Vertrieb zuständig, den Wunsch, das Protokoll führen zu dürfen. Das würde er immer so machen in den Gesprächsrunden mit seinen Mitarbeitern.

 

Er startete auf seinem Notebook Mindmap-Programm, schloss den Beamer an sein Notebook an und protokollierte in Stichworten per Mindmap-Äste die beschlossenen Maßnahmen mit Zuständigkeiten und Terminen, für alle einsehbar.

 

Es war beeindruckend, wie ziel- und maßnahmenorientiert dieser Workshop verlief. Es zeigte sich wieder, wie wichtig in einem Meeting die Protokollfunktion ist. Durch das gesprächsbegleitende Protokoll, das in Stichworten simultan zur Diskussion geführt wird und nicht im Nachhinein als Zusammenfassung, kommt der Protokollant durch das protokollierende Begleiten sehr leicht zum Leiten; zum Beispiel durch die Frage: “Was darf ich jetzt festhalten?” Auch werden Diskussionen durch das Protokoll konkret und verbindlich.

 

Eigentlich hätte der Controller in diesem Meeting die Protokollfunktion übernehmen sollen, doch war er erst wenige Wochen im Unternehmen. Außerdem sollte das neue Controlling-Konzept vom Sprecher der Geschäftsführung, die diesen Themen bislang eher reserviert gegenüber stand, mitgetragen werden. Das geschieht leichter, wenn das Konzept “seine Handschrift” trägt, zum Beispiel, indem er selber das Protokoll führt, was in diesem Fall gelungen war.

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